Gennaio è il mese dei piani. E da un paio d’anni, in quasi tutti i piani aziendali, compare la stessa riga: “introdurre l’intelligenza artificiale”. Il problema è che spesso resta lì, generica, perché nessuno sa bene da dove cominciare.
Il mio consiglio è sempre lo stesso: non partire dalla tecnologia, parti dai processi. E in particolare da quelli che hanno tre caratteristiche: si ripetono spesso, coinvolgono molto testo o molti documenti, e oggi fanno perdere tempo a persone che potrebbero fare altro.
Con questo filtro, quasi in ogni azienda emergono tre aree.
1. Le richieste in arrivo
Email, moduli dal sito, messaggi, ticket di assistenza. Qualcuno li legge, capisce di cosa si tratta, li gira alla persona giusta, spesso ricopia dei dati in un altro sistema.
Qui l’AI può classificare le richieste, estrarre le informazioni utili (nome, prodotto, urgenza, numero d’ordine), smistarle e preparare una bozza di risposta per i casi più comuni. Le persone restano a decidere e a gestire i casi complessi, ma partono da un lavoro già preparato.
2. I documenti
Fatture, documenti di trasporto, ordini, contratti, schede tecniche, verbali. Tante aziende passano ore a leggerli, controllarli e riportarne i dati altrove.
L’AI oggi è molto brava a leggere documenti anche disordinati e a trasformarli in dati strutturati, a confrontarli tra loro e a segnalare le incongruenze. È un’area con un ritorno facile da misurare: ore risparmiate ed errori evitati.
3. La conoscenza interna
“Come si fa questa procedura?”, “Dov’è l’ultima versione del listino?”, “Cosa abbiamo concordato con quel cliente?”. Domande che ogni giorno interrompono le persone più esperte.
Un assistente collegato ai documenti aziendali, con i giusti permessi, può rispondere a gran parte di queste domande indicando la fonte. È particolarmente utile per l’inserimento dei nuovi colleghi e per le aziende che rischiano di perdere conoscenza quando qualcuno va in pensione.
Come scegliere il primo progetto
Per ogni processo candidato, rispondete a quattro domande, con un voto da 1 a 5:
- Frequenza: quante volte al giorno o alla settimana succede?
- Tempo: quanto tempo richiede ogni volta?
- Dati: le informazioni necessarie sono disponibili e accessibili?
- Rischio: cosa succede se l’AI sbaglia? (Qui il voto alto va a chi ha un rischio basso.)
Il processo con il punteggio più alto è il candidato ideale per un primo progetto. Di solito non è il più spettacolare, ma è quello che porta risultati concreti in poche settimane e convince l’azienda che vale la pena continuare.
Tre consigli per non partire col piede sbagliato
- Coinvolgi chi fa il lavoro oggi: conosce le eccezioni e i trucchi meglio di chiunque altro.
- Definisci prima come misurerai il successo: tempo risparmiato, errori ridotti, tempi di risposta.
- Pensa subito ai dati e alla sicurezza: quali informazioni userà l’AI, dove andranno, chi potrà vederle.
L’intelligenza artificiale non è un progetto unico da fare una volta. È una capacità che l’azienda costruisce un passo alla volta. Il primo passo giusto è piccolo, misurabile e utile.
Vuoi fare questo esercizio sui processi della tua azienda? Scrivimi: spesso basta una mattinata per trovare il primo progetto giusto.
