C’è una domanda che faccio spesso agli imprenditori: “In azienda usate l’intelligenza artificiale?”. Molti rispondono di no, o “non ancora”. Poi parliamo con i collaboratori e scopriamo che quasi tutti la usano: per scrivere email, tradurre documenti, riassumere riunioni, sistemare fogli di calcolo, scrivere codice. Con account personali, dal proprio telefono, senza che nessuno l’abbia deciso.
Si chiama shadow AI, “AI nell’ombra”, sul modello della più vecchia shadow IT: strumenti tecnologici usati in azienda al di fuori di qualsiasi controllo.
Perché succede
Succede per un motivo semplice e, in fondo, positivo: le persone hanno trovato uno strumento che le aiuta e lo usano. Se l’azienda non offre alternative ufficiali né regole chiare, ognuno si organizza da solo.
Il problema non è che usino l’AI. Il problema è come.
I rischi concreti
- Dati che escono: contratti, dati di clienti, listini, codice sorgente incollati in servizi gratuiti, con condizioni sul trattamento dei dati che nessuno ha letto.
- Errori non controllati: testi, calcoli o traduzioni generati dall’AI e inviati senza verifica, con informazioni inventate o sbagliate.
- Conformità: l’AI Act chiede alle aziende che usano sistemi di AI di garantire un livello sufficiente di alfabetizzazione del personale, e la legge italiana sull’AI chiede trasparenza in diversi ambiti. Difficile rispettare queste regole se non si sa nemmeno quali strumenti vengono usati.
- Conoscenza dispersa: ognuno sviluppa i propri trucchi, che restano nel suo account personale e se ne vanno con lui.
Perché vietare non funziona
La prima reazione di molte aziende è il divieto. Nella mia esperienza ottiene un solo risultato: le persone continuano a usare l’AI, ma di nascosto, dal telefono, senza nemmeno chiedere consiglio quando hanno un dubbio. Il rischio non diminuisce, diventa solo invisibile.
Come governarla in cinque passi
- Fai emergere quello che c’è. Un questionario anonimo o una chiacchierata aperta: quali strumenti usate, per cosa, cosa vi fa risparmiare più tempo. Le risposte saranno preziose.
- Offri strumenti ufficiali. Uno o due servizi con account aziendali e condizioni contrattuali adeguate sui dati. Se l’alternativa sicura è comoda, le persone la usano.
- Scrivi poche regole chiare. Quali strumenti sono ammessi, quali dati non si condividono mai, quando serve una verifica umana, a chi chiedere.
- Forma le persone. Non solo sui rischi, ma anche su come usare bene questi strumenti: è lì che nasce il vero guadagno di produttività.
- Raccogli e condividi i casi d’uso migliori. Quello che un collega ha scoperto può servire a tutto il reparto, e alcuni casi possono diventare progetti veri, integrati nei sistemi aziendali.
Da problema a opportunità
La shadow AI, vista dal lato giusto, è una buona notizia: vuol dire che le persone hanno voglia di lavorare meglio e hanno già fatto la parte più difficile, cioè cominciare. Il compito dell’azienda è dare una direzione: strumenti sicuri, regole semplici, formazione. Il risultato è un’organizzazione che usa l’AI in modo consapevole, invece di subirla.
Vuoi capire come si usa davvero l’AI nella tua azienda e darle delle regole? Scrivimi.
